学校首页 内部网 English
用 户:
密 码:
       >>忘记密码  >>重新输入
 中国教育部
 中国教育科研网
 高职高专教育网
 广东省教育厅
 清华大学出版社
 中国教育技术网
 广东省高校师资培训网
 中国教育和科研计算机网
 世界教育信息网
 您的当前位置:首页 - 教务文件

 

教学类档案管理实施细则


    为了加强我校教学文件档案的管理,根据国家《档案法》和其它有关法规,结合我校实际,特制定本细则。
一、教学档案工作的基本原则
(一)凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文件、图表、声像载体等材料均属教学档案。
(二)教学档案管理工作是搞好教学的重要基础之一。教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量及文化科技水平的重要标志之一,也是学校档案管理的重点。
(三)教学档案实行集中统一管理,以确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。
(四)教学档案管理工作是教学管理的重要组成部分,必须纳入教学工作计划、教学管理制度和各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的依据之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与教学文件材料形成积累情况同步;评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、教学成果与审查、验收档案材料同步;毕业分配、上级评审材料、奖励、教师考核晋升与本校档案室出具归档证明同步。

(五)各教学管理和教学业务部门应明确一位负责人分管档案工作,并配备相应兼职档案员,统一管理本部门、本系统的教学文件材料,并按期向学校档案部门办理移交。
(六)各院、系在教学过程中形成的,具有查考保存价值的文件材料(包括底稿),都必须由兼职档案员收集齐全,分类积存,于翌年第一季度,整理立卷,凡属于“永久”和“长期保存”的档案移交学校档案室统一管理。
二、教学档案归档范围的确定
教学档案归档范围的原则,应从实际需要出发,从学校和教育事业的延续、发展与提高出发,以国家的教育方针政策为指导,全面地分析教学档案的现实作用和历史作用及其利用的广泛性、社会性,准确地确定教学档案的保存和保管期限,以保证教学档案的完整、准确、系统。
(一)凡在教学管理和德、智、体教学实践各个环节活动过程中形成的,并有保存价值的不同载体的文件材料,都应整理、立卷、归档。
(二)归档的主要内容包括综合管理、学科专业与实验实训室建设、校外实训基地建设、招生、学籍管理、课程建设、毕业生工作、教材等方面,具体范围见附件。
三、教学文件材料的部门立卷与归档
(一)形成与积累
 1、新学年开始后,二级学院、系部的兼职档案员应自觉地做好新一年形成积累教学文件材料的工作,并定期进行整理。
 2、教学部门向二级学院、系部发放各种统一的教学文件材料表格、学籍登记表(卡)等。
 3、归档的教学文件材料必须字迹工整,格式统一,签字手续完备。
(二)整理组卷
 1、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档制度。由各部门的兼职档案员负责将积累的教学文件材料整理后向校档案室移交。
 2、根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。
(三)归档验收
 1、由归档人员填写归档说明书。
 2、移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整齐全,排列、书写是否符合要求、标题是否确切;凡不符合要求者,接受人应拒绝接收,并限期改正补交。
3、移交时双方填写移交目录。移交目录一式两份,各执一份。

4、教学综合管理文件材料于次年第一季度归档。其他各类文件材料均在当年寒假前一次性归档。
四、教学档案的管理
(一)学校档案室负责教学档案的接收、分类、整理、登记和提供利用。
(二)保管期限和保密期限已满的教学档案经鉴定小组鉴定,作出处理决定。
(三)教学档案保管期限分为永久、长期和短期。
(四)教学档案的补充和修改。
 1、各部门随时将补充收集到的教学文件材料整理后,向校档案室补充归档。
 2、凡已归档的文件材料需要修改时,必须经所在单位主管领导批准,未经批准,不得修改任何文件材料。
五、教学档案工作岗位责任
(一)主管教学工作校领导的职责
 1、组织学习贯彻《档案法》及有关法规、政策,把教学档案工作列入学校工作计划,在经费、用房、设备、人员配备及档案管理人员的各项待遇方面提供条件。
 2、定期检查和研究解决教学档案工作中存在的实际问题。
(二)教学管理部门的职责
 1、制订和健全有关管理制度,切实做到把教学档案管理全面纳入教学管理之中,并监督各部门执行。
 2、加强与学校档案馆联系,共同做好业务指导、监督和检查工作,保证教学档案质量。
(三)各部门兼职档案员职责
 1、做好本单位教学文件材料的形成积累工作。
 2、将收集、积累的文件材料整理组卷装订,做到组卷合理,编目清楚,标题准确,装订整齐,并及时将永久和长期保存的教学档案向学校档案室移交。
 3、做好暂时存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。
(四)教研室的职责
 1、负责收集教研室的教学文件等,向所在部门兼职档案员移交。
 2、督促教师向部门兼职档案员归档移交各种教学业务档案。
六、本细则自颁布之日起实施,解释权在教务处。

附件:
教学档案范围和保管期限表
一、综合
 
序号 类    目    名    称 保管期限   
一 上级文件    
  上级主管机关颁发的关于教育工作的决定、指示、通知、通报、条例、批转、批复和召开专业会议文件    
  (1)针对本校的 永久   
  (2)属普发而本校须执行的、本校有查考利用价值的 长期   
  (3)抄送本校参考的 短期   
  国家教育部、省教育厅下达的教育事业计划(长远规划、年度计划和控制数字)    
  (1)针对本校的 永久   
  (2)普发性的 长期   
  上级主管机关有关部门对本校或本校系级教学的视察、检查、调查所形成的文件    
  (1)重要的 永久或长期   
  (2)一般的 短期   
  上级主管机关在本校召开的教学现场会议形成的文件    
  (1)上级主管机关和本校领导人在会议上的重要讲话材料及照片、录音带或录象带 永久   
  (2)会议的报告、总结、决议等文件 永久或长期   
  (3)会议简报、参考资料 短期   
5 代上级机关草拟被采用了的有关教育工作重要文件的最后草稿 长期   
二 本校文件    
  党委常委(扩大)会议、院长办公会议有关教学工作的文件材料    
  (1)通知、报告、决议、决定、总结、纪要、领导人讲话、重要的发言稿等文件材料 永久   
  (2)一般的画报材料未通过的文件、参考材料 短期   
  学校召开的教学工作会议文件及有关资料    
  (1)会议的主要报告、决议、总结、领导人(含上级)讲话、纪要、重要的录音带、照片等 永久   
  (2)会议典型材料、发言稿、简报 长期   
  (3)会议参考资料 短期 


 
序号 类    目    名    称 保管期限   
  学校向上级机关报送的有关教育工作报告、请示与批复文件    
  (1)重大问题的及有历史意义的 永久   
  (2)一般业务问题的 短期   
  学校编制的教育事业计划、发展规划    
  (1)年度的和长远的 永久   
  (2)季度的 长期或短期   
  学校颁发的关于教学工作计划、方案、决定、指示、规章制度、通报、布告、总结等文件材料    
  (1)重要的 永久或长期   
  (2)一般的 短期   
6 教学改革方案、总结 永久或长期   
7 培养目标和教育体制及学制变更、教学人员编制 永久   
  有关教学工作问题的调查研究形成的文件材料    
  (1)重要的、典型的、系统的 长期或永久   
  (2)一般的 短期   
  有关教学工作的各种统计报表、统计资料    
  (1)年度的和年度以上的、典型的 永久   
  (2)年度的 长期或永久   
  (3)月份的 短期   
10 非学历教育的培训班、进修班材料 长期   
11 历届各类学生学生证(证号码)、校徽(学生用的)和毕业证书、结业证书的制发及样本 长期或永久   
12 教学历表 长期   
  本校加具意见转发上级和本校各系关于教学的文件    
  (1)需要各单位执行的 长期   
  (2)一般的 短期或长期   
14 教学检查、评估和评选、表彰优秀教学奖、优秀班主任奖、先进个人事迹、名册等 永久或长期   
  在报刊和电视、广播电台上发表的反映我校教学工作活动的校外宣传稿件、剪报、照片、录音带、录像带等材料    
  (1)重要的 永久或长期   
  (2)一般的 短期 

 
序号 类    目    名    称 保管期限   
  本校各系报送党委、学校有关教学工作报告、总结等文件材料    
  (1)重要的 长期   
  (2)一般的 短期   
17 教学工作文件资料汇编、汇集 永久或长期   
  师生员工及社会人士就教学工作问题的来信来访(意见与建议)的有关材料    
  (1)对学校教学、科研工作决策提供依据的 永久   
  (2)重要的来信、来访记录、摘要、处理报告与结果 长期   
  (3)属一般的 短期   
19 学生运动会材料 长期   
20 学分制材料 永久或长期   
21 推广普通话工作材料 长期 
二、学科专业、实验实训室建设与实验实训基地建设
 
序号 类    目    名    称 保管期限   
1 上级有关学科专业设置、实验实训室建设与实训基地建设的文件材料 长期或短期   
2 学科专业、实验实训室论证、评估、申报、审批材料 永久   
3 重点学科专业、实验实训室建设材料 永久   
4 学科专业、实验实训室建设计划、情况汇报、总结等材料 长期或永久   
5 学科专业、实验实训室建设统计报表 永久   
6 教学机构的设置、调整、合并、撤消、更改名称、隶属关系材料 永久 
三、招生
 
序号 类    目    名    称 保管期限   
1 上级有关招生工作的文件材料 长期或短期   
2 本校上报招生计划、方案、上级下达的招生计划、方案的通知 永久   
3 各类学生招生计划、规划、简章、专业介绍、请示与批复文件材料 永久或长期   
4 各类学生招生入学的试题及答案 短期或长期   
5 本校每年招生录取标准分数线 短期或长期   
6 委托代培、定向培养合同及名单 长期   
7 各类学生新生录取名册及批复、招收新生成绩表 永久   
8 招生工作总结、统计报表 永久   
9 招收新生生源计划与分布 短期或长期   
10 招生评卷工作计划、安排、总结 短期或长期 

四、学籍管理
 
序号 类    目    名    称 保管期限   
1 有关学籍管理的规章制度、学生手册 永久或长期   
2 学生人数统计报表 永久或长期   
3 各类学生新生注册表、学生名册 永久   
4 学生学籍表、成绩登记表 永久   
5 学生学籍变动情况:休学、转学、退学、复学、升级、留级、插班、保留入学资格等材料 长期或短期   
6 评选、表彰优秀学生干部名册及评审材料 长期   
7 各类奖学金获奖名单及有关评审材料 长期   
8 学生的处分处理决定、请求与批复,以及处分的复查、甄别、撤消处分等材料 长期   
9 免考、缺考的学生登记表 短期   
10 学生证编号 短期 
五、课堂教学与教学实践
 
序号 类    目    名    称 保管期限   
1 各类学生各专业教学计划、方案、教学大纲等材料 永久   
2 各类学生培养方案、情况汇报 永久   
3 课程建设要求及安排、校历表、课表 长期   
4 典型教案、重要备课记录(优秀教师) 长期   
  社会调查、教学实习、社会实践计划、方案、总结等材料    
  (1)重要的 长期   
  (2)一般的 短期   
6 各系专业课程试题库 长期   
  军事教育、军训教学计划、请示与批复、总结等材料    
  (1)重要的 长期   
  (2)一般的 短期   
8 本校学生参加全国大学英语应用能力(A、B)、四、六级统考的工作计划、情况汇报、统计、试题、优秀试卷等材料 长期或短期   
9 教学研究工作计划、规划、情况综合等材料 长期   
10 教师和各类学生教学研究的重要成果、成果鉴定、获奖等材料 永久或长期   
11 教学质量、办学水平测试、教学评估、办学社会效果、毕业生质量、学生负担的调查、检查报告、典型经验等文件材料 永久或长期   
12 教师教学研究的专著、论文、教学研究报告、经验等 长期   
  本校教学研讨会议、教学经验交流会议文件材料    
  (1)重要的 永久或长期   
  (2)一般的 短期   
14 各类学生参加各类知识竞赛、演讲比赛名单、获奖情况及演讲稿等材料 长期 

六、毕业生
 
序号 类    目    名    称 保管期限   
1 上级下达毕业生分配计划、方案的通知 永久或长期   
2 各类毕业生分配派遣工作计划、方案、请示与批复、情况汇报、总结、情况统计等文件 长期   
3 各类学生毕业生、结业生名册 永久   
4 毕业生分配名册 永久   
5 毕业生供需计划、合同、协议书 永久或长期   
6 发放毕业证书、结业证书、学历证件签收登记簿册及存根 永久   
7 毕业生毕业分配工作总结、统计报表 永久   
8 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 长期   
9 毕业生相片(集体留影) 永久 

七、教  材
 
序号 类    目    名    称 保管期限   
1 本校教材建设规划执行情况 永久   
2 教材管理、出版发行、工作计划、规章制度、请示与批复、情况汇报、总结、统计报表 永久或长期   
3 正式出版的本校教师自编和主编教材(含实习、实验指导书等)及教学研究专著与翻译教材、教学参考书 长期   
4 各系各专业采用教材目录与简介 长期   
5 虽未正式出版,但具有保存价值的非正式出版印刷的教材,如讲义、讲课提纲或讲稿、习题集、习题解 长期或短期   
6 教学大纲、实习和实验指导书、典型教案 长期或短期   
7 教具:教学挂图、标本、模型、模具等 长期   
8 声像教材:幻灯片、电影胶片、光盘、录音带、录象带、计算机软盘、多媒体教学课件等 长期或短期   
  本校教材工作会议文件材料    
  (1)重要的 永久或长期   
  (2)一般的 短期 

[注] 1、各类学生是指:大专生、夜大学生、函授生、进修生、旁听生等。
2、境外留学生材料归入外事类档案。
3、以上所属声像档案材料归档后存放在声像载体档案。

八、附录:存系教学类档案
 
序号 类    目    名    称 保管期限   
1 毕业设计(论文)及评审意见 长期   
2 课堂教学材料、课程进度表 长期   
3 教师任课安排表、教案 长期   
4 优秀实习报告 长期   
5 本专业教学检查、调查材料及总结 长期   
6 教师工作量核算、登记材料 长期 

上一条:院、系两级教学管理工作实施细则(试行)
下一条:教育教学研究立项管理暂行规定(试行)

版权所有:广东轻工职业技术学院教务处 旧版主页 你是第<%=ors_read("hit") %>位浏览者 当前在线<%= Application("ActiveUsers") %>人
电话:020-61230803 61239268
联系地址:广州市新港西路152号 邮编:510300